La Cartella sanitaria e di rischio deve essere compilata, in base alle previsioni del Decreto legislativo n.106/2009 che affronta la materia in alcuni punti, per ogni lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria.
In data 26 luglio 2012 è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale il Decreto 9 luglio 2012 del ministero della Salute recante il titolo “Contenuti e modalità di trasmissione delle informazioni relative ai dati aggregati sanitari e di rischio dei lavoratori, ai sensi dell’articolo 40 del decreto legislativo 81/2008 in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro”.
Tutto ciò in linea con quanto stabilito nella seduta del 15 marzo 2012 dalla Conferenza Stato Regioni, che ha previsto dei cambiamenti degli allegati 3A e 3B.
Per quanto riguarda la cartella sanitaria questa deve riportare nel dettaglio i fattori di rischio ai quali il lavoratore viene esposto nei luoghi di lavoro e deve recare la firma del lavoratore sia in occasione della visita medica che al momento del rilascio del giudizio di idoneità. In più la stessa può essere conservata o nello studio del medico o in alternativa in azienda, senza possibilità di accesso per il datore di lavoro e a patto che si ottemperi alle condizioni previste ex lege.
Quando il rapporto di lavoro cessa la cartella sanitaria viene consegnata in copia al lavoratore e conservata in originale dal datore per i successivi dieci anni, in formato cartaceo o informatizzato.
In particolare quanto alla conservazione della stessa in via informatizzata da parte del datore di lavoro ci sono degli obblighi da rispettare:
- I soggetti che gestiscono il sistema d’accesso alle informazioni ivi contenute devono essere espressamente autorizzati dal datore di lavoro;
- Le validazioni di dette informazioni sono accessibili solo alle persone responsabili in relazione ai tipi di dati contenuti e le relative responsabilità sono da attribuire esclusivamente a queste ultime in base a dei codici personali identificativi autogenerati;
- Eventuali modifiche possono essere solo aggiuntive rispetto a quanto già in possesso del lavoratore;
- Siano conservate e protette contro agenti informatici virali, poiché contengono dati sensibili e soggetti alla normativa sulla privacy
- Siano stampabili dal sistema di gestione;
- Deve essere redatta una procedura, a cura dei responsabili del sistema, che spieghi gli step e il funzionamento dello stesso per l’accesso e le altre funzionalità.